Làm gì để chọn được đúng máy photocopy đa chức năng phù hợp với văn phòng bạn?

Bạn cần biết một số điều cơ bản về máy photocopy đa chức năng

Số lượng bản in trung bình một tháng

• Nếu bạn đã sở hữu một chiếc máy photocopy, thiết bị có thể có bộ đếm Counter. Hãy check chỉ số Counter của máy photocopy để biết chính xác bạn đã dùng bao nhiêu bản in một tháng.
• Nếu bạn có quá nhiều máy in, khó biết chính xác dùng số lượng như thế nào, bạn có thể kiểm tra tổng số lượng giấy in mà doanh nghiệp mình mua vào hàng tháng.

Hãy nhớ, bạn không cần phải biết chính xác con số bản in hàng tháng, chỉ cần đưa ra ước tính, và sau đó tăng thêm 15% để tính toán sai số và tăng trưởng trong tương lai.

Tốc độ của máy photocopy

Máy photocopy được xếp hạng bởi tốc độ tạo các bản sao, bản in trên một phút (PPM). Tốc độ in của máy sẽ cần tỉ lệ thuận với khối lượng bản in mỗi tháng của bạn. Khối lượng in ước tính mỗi tháng của bạn sẽ giúp bạn đưa ra được tốc độ máy in mà bạn sẽ cần.

Bảng liệt kê các tốc độ máy photocopy và số lượng bản in một tháng:

Tốc độ	Mức sử dụng
20PPM hoặc thấp hơn	Văn phòng nhỏ hoặc hộ gia đình (ít hơn 2.500 bản một tháng)
21-30PPM	Văn phòng nhỏ hoặc nhóm làm việc (ít hơn 10.000 bản /tháng)
31-41 PPM	Văn phòng cỡ trung bình (ít hơn 25.000 bản/tháng)
41-60 PPM	Văn phòng lớn và các trung tâm sao chép (ít hơn 50.000 bản/tháng)
61-80 PPM	Trung tâm sao chép của công ty (ít hơn 100.000 bản/tháng)
> 81PPM	Trung tâm in ấn và sản xuất (từ 100k-200k bản/tháng)

Phần lớn các doanh nghiệp sẽ cần tốc độ ở mức 20-35 bản in một phút. Hãy nhớ rằng tốc độ này là dành cho bản in/copy trên trang giấy A4, 1 mặt. Nếu bạn sử dụng để in 2 mặt, hay in giấy A3, tốc độ này có thể chậm hơn.

Loại máy photocopy

Máy in phun so với máy lazer

Trong ngành in ấn & thiết bị văn phòng, máy photo hay máy in sử dụng 2 công nghệ chính: in phun và in lazer. Đây là 3 yếu tố để xem xét khi lựa chọn giữa máy in phun và máy laze cho doanh nghiệp của bạn.

Mực in

Máy in phun sử dụng loại mực nước. Mực nước được phun lên giấy in và cần một chút thời gian để khô. Máy in laze sử dụng dạng bột mực được nung nóng trên giấy.

Trung bình, một hộp mực in phun có thể in 1.000 bản, so với mực in lazer có thể tạo ra khoảng 20.000 - 40.000 bản in. Một điều quan trọng nữa là một hộp mực in phun giá thấp hơn mực laser nhưng máy in lazer lại tạo ra nhiều bản in hơn.

Lưu ý: chi phí của mực có thể tăng theo cấp số nhân nếu doanh nghiêp của bạn có nhu cầu in, copy lớn.

Chi phí cho một trang in

Để có thể xác định giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, bạn cần xác định khối lượng bản in mà doanh nghiệp bạn tạo ra mỗi tháng. Một cách đơn giản, bạn đã dùng bao nhiêu ram giấy mỗi tháng? Mỗi ram giấy là 500 trang. Nếu bạn in nhiều hơn 1.000 bản in mỗi tháng, sự lựa chọn tốt nhất là một chiếc máy in lazer.

Giá của mực là yếu tố chính trong việc xác định chi phí in cho một trang giấy là bao nhiêu. Máy chất lượng cao hơn, hiệu suất cao hơn (cho dù là máy in phun hay lazer) giúp cho chi phí mỗi trang in thấp hơn.

Chất lượng và tốc độ

Doanh nghiệp của bạn chủ yếu in màu hay đen trắng? Nếu doanh nghiệp bạn chủ lực là các bản in màu chất lượng cao, bạn hãy sử dụng một chiếc máy in phun. In phun cho chất lượng in màu cao hơn, nhưng bạn sẽ phải hy sinh tốc độ in. Một chiếc máy in phun khi in đen trắng sẽ in khoảng 5 trang trên phút, và tốc độ có thể sẽ chậm hơn với in màu.

Nếu bạn là doanh nghiệp chủ yếu chỉ in đen trắng, thì máy in lazer sẽ là lựa chọn đúng đắn. Máy in lazer khi in màu sẽ có chất lượng thấp, nhưng in đen trắng sẽ có chất lượng cao và được in với tốc độ cực kì hiệu quả lên tới 50 bản in một phút (tùy tốc độ của máy).

In màu chất lượng cao = in phun
In đen trắng với khối lượng lớn = in lazer

Tính năng của máy photocopy đa chức năng

Hiện nay máy photocopy đã được tích hợp với tất cả các tính năng tiên tiến của thời đại. Một số tính năng trong máy photocopy đa chức năng bao gồm:

Chức năng in (Print)

Trong doanh nghiệp, nhu cầu in luôn cao hơn hẳn so với nhu cầu copy. Hiện nay các doanh nghiệp dùng máy photocopy đa chức năng như một máy in chung cho cả văn phòng. Máy photocopy đa chức năng được kết nối dễ dàng với mạng của doanh nghiệp, cho phép nhân viên in bằng máy photocopy từ bàn làm việc của họ.

Một số lợi thế của việc sử dụng một chiếc máy photocopy giống như một máy in bao gồm:

• Tiết kiệm không gian – khi không cần đến nhiều máy in cá nhân nữa.
• Tiết kiệm chi phí - không cần phải mua sắm máy in cá nhân và mực in của nó.
• Tiết kiệm thời gian – Nhiều chức năng mà máy in không thể có được như sắp xếp, và ghim tài liệu …

Nhờ sử dụng máy photocopy đa chức năng như một chiếc máy in cho nhân viên của bạn, bàn làm việc của nhóm bạn sẽ không còn lộn xộn và không bị chiếm quá nhiều không gian làm việc. Bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của một chiếc máy photocopy ngay từ máy tính để bàn của bạn, bao gồm ghim, in hai mặt, dập lỗ, ... Giảm thiểu việc mua thiết bị văn phòng khác và sử dụng các tính năng tiết kiệm thời gian cuối cùng có thể tiết kiệm được chi phí cho bạn.

Chức năng Scan

Từ khi điện thoại thông minh ra đời, chức năng Scan dần trở thành chức năng quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nhu cầu gửi tài liệu điện tử, files, hình ảnh … tăng đột biến. Một chiếc máy photocopy đa chức năng đã đảm nhận được mọi công việc của máy Scan đã từng làm, và thậm chí còn làm tốt hơn nhiều so với máy Scan.

Chức năng Scan của máy photocopy đa chức năng đã được nâng tầm như:

• Nhận dạng kí tự quang học, phần mềm cho phép chuyển đổi bản scan của bạn sang bản tài liệu điện tử có thể chỉnh sửa được (word, excel ...)
• Bộ tự động đảo mặt bản gốc, cung cấp khả năng Scan đồng thời cả mặt trước và mặt sau của tài liệu.

Chức năng Fax

Thư điện tử vẫn chưa hoàn toàn bị loại bỏ và cần cho một chiếc máy Fax. Có một số trường hợp bạn có thể phải gửi chúng từ một máy fax. May mắn thay, với một máy photocopy đa chức năng, bạn không cần phải có một chiếc máy fax tách rời. Máy photocopy đa chức năng có thể gửi và nhận fax. Phụ thuộc vào giao diện mạng của bạn, một số máy photocopy đa chức năng cũng có thể gửi fax từ một chiếc máy tính.

Thư điện tử - email

Phần lớn các máy photocopy đa chức năng có khả năng gửi email dễ dàng. Nói chung, Scan và gửi tài liệu vào các email đã tạo, đã cấu hình trước đó đã là một chức năng được ưu thích trong hoạt động doanh nghiệp. Bạn có thể nhập và lưu các địa chỉ email thường dùng vào máy để cho dễ dàng sử dụng hơn.

In hai mặt

Khả năng in hai mặt là một đặc tính thông thường và tiện lợi. Một tài liệu lớn được in hai mặt sử dụng một nửa số lượng giấy sẽ cần thiết hơn so với việc in một mặt, tiết kiệm tiền của bạn và bảo vệ môi trường.

Chế độ tự động sắp xếp bản in

Nếu bạn có nhiều bản in cần phải in từ máy tính của bạn, bạn có lẽ nên sử dụng chế độ sắp xếp bản in. Chế độ này cho phép in nhiều bản sao của tài liệu nhiều trang và tự động sắp xếp theo cùng thứ tự với tài liệu gốc.

Trong khi nhu cầu in của mọi người sẽ thay đổi, nếu bạn in nhiều bản sao của một tài liệu nhiều trang, bạn có lẽ sẽ phải cần tới chế độ này. Nhờ nó, các trang được in sẽ được sắp xếp chính xác như bạn muốn mà không cần phải sắp xếp lại chúng sau đó. Chế độ sắp xếp này giúp tiết kiệm thời gian trong hoạt động của cả doanh nghiệp.

Chỉnh sửa hình ảnh

Một số máy photocopy có thể chỉnh sửa tài liệu sau khi bạn Scan, Một số tính năng chỉnh sửa có thể tạo trong tài liệu của bạn bao gồm:

• Tự động đánh số trang.
• Hình mờ (Watermark, bảo mật, sao chép …).
• Đảo hình ảnh.
• Phóng to.
• Thu nhỏ nhiều trang thành một trang.

Tiết kiệm năng lượng

Máy photocopy tiêu thụ một lượng điện lớn. Với chế độ có sẵn Energy Saver, thiết bị sẽ tự động tắt nguồn nếu nó không được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Những lợi ích của tính năng này bao gồm:

• Giảm hóa đơn tiện ích của bạn
• Giảm hao mòn trên máy
• Giảm lượng khí thải carbon vào môi trường

Bộ nạp và đảo mặt bản gốc

Nếu bạn cần in, copy, hay scan của tài liệu dài 100 trang thì sao? Nếu bạn cần tạo nhiều bản sao hai mặt thì sao? Với khay nạp tài liệu tự động (RADF), bạn đặt tất cả các trang trong khay, mọi việc còn lại để máy photocopy đa chức năng lo.

Finisher – kết thúc quá trình in

Một số máy photocopy có các tùy chọn finisher nâng cao. Tùy thuộc vào các tùy chọn này mà máy của bạn có thể phải trả thêm phí.  Một số tùy chọn có sẵn bao gồm:

• Kẹp giấy- Nếu bạn in nhiều bản sao của một tài liệu nhiều trang, bạn có xu hướng cần ghim chúng lại, bạn sẽ muốn có một chiếc máy photocopy với tùy chọn kẹp giấy. Đó là một tính năng khá phổ biến, thuận tiện và tiết kiệm thời gian cho bạn.
• Đục lỗ- Nếu bạn thường xuyên in các tài liệu cần phải đục lỗ, thì tính năng này sẽ giúp được bạn. Bằng cách có máy photocopy đục lỗ tài liệu của bạn, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và không làm bạn thất vọng do không có nhiều lỗ lệch hoặc trang không đồng đều.
• Gấp - Nếu tổ chức của bạn in nhiều tờ rơi cần được gấp lại, máy photocopy đa chức năng có thể hỗ trợ bạn.
• Đóng gáy - Nếu bạn đang tìm kiếm một cách thậm chí nhanh hơn để hoàn thành những tờ rơi, bạn có thể xem xét tính năng này. Tính năng này không chỉ gấp các tài liệu của bạn, mà còn đóng chúng thành dạng tập sách nhỏ.

Khay giấy

Hầu hết các máy photocopy có tích hợp và option cho nhiều khay giấy. Mỗi khay thường chứa ít nhất 250 đến 4.000 trang giấy. Nhiều máy photocopy văn phòng có một khay được thiết kế với khổ giấy cố định và một khay khác có thể điều chỉnh theo công việc in của bạn.

Nếu bạn thường xuyên cần in các trang có kích thước khác nhau hoặc các loại giấy khác nhau, bạn có thể cần nhiều khay để chứa các kích cỡ hoặc loại giấy khác nhau. Nhưng số lượng khay sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Thuê máy hay mua máy photocopy

Mua máy photocopy đa chức năng

Mua một máy photocopy hoàn toàn có thể là một khoản chi phí trả trước đắt tiền mà doanh nghiệp của bạn có thể không có đủ khả năng chi trả. Tuy nhiên, bằng cách mua, bạn hoàn toàn sở hữu thiết bị và có thể sử dụng nó trong nhiều năm tới.

Mua một máy photocopy văn phòng sẽ rẻ hơn so với việc đi thuê, nhưng điều đó có nghĩa là bạn phải tự mình sửa chữa, thay mực, thay hao tài vật tư linh kiện của máy. Ngoài ra, bạn có thể sẽ không được nâng cấp thường xuyên như việc bạn đi thuê máy từ một đơn vị cho thuê.

Thuê máy photocopy đa chức năng

Thuê một máy photocopy có thể chi phí cuối cùng của bạn sẽ nhiều hơn so với việc mua máy. Nhưng việc cho thuê sẽ giảm chi phí trả trước của bạn và cho phép bạn được thực hiện thanh toán hàng tháng cho máy photocopy của bạn.

Cho thuê thường bao gồm một thỏa thuận bảo trì bao gồm các vấn đề cơ khí với máy móc, linh kiện, vật tư hao tài … trong thời hạn của hợp đồng thuê. Và thường xuyên, có một tùy chọn để nâng cấp lên một máy thế hệ mới hơn, điều này mang lại nhiều lợi ích cho bạn khi mà thế giới công nghệ luôn thay đổi.