Số hóa tài liều, công việc khá quan trọng cho doanh nghiệp ngày nay. Với thời đại “Internet of things” như bây giờ, chắc chắn chúng ta không bao giờ muốn tốn chi phí cho 1 cái kho lưu trữ tài liệu trừ trường hợp các tài liệu có giá trị pháp lý, như ở Việt Nam là hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động hay hóa đơn đỏ …
Bài này mình hướng dẫn các bạn toàn bộ về scan mà bất kỳ thiết bị nào có chức năng scan đều hỗ trợ được. Ngoài ra nếu bạn dùng máy photocopy Toshiba đa chức năng, mình sẽ hướng dẫn bạn cách kết hợp scan với các chức năng khác để nâng cao tối đa hiệu quả của scan vào hiệu quả quản lý tài liệu của chúng ta.
Scan có những tác dụng gì?
Nói đơn giản Scan là chuyển 1 tài liệu giấy gốc ra 1 file văn bản để lưu trữ. Tưởng tượng bạn có muốn Scan hợp đồng kinh tế với khách hàng đã ký và đóng dấu đầy đủ thành 1 bản? mỗi lần xem chỉ việc xem file trên máy tính, còn bản gốc cứ yên tâm mà cất vào kho tài liệu quan trọng, cuối năm chờ kiểm toán làm việc thôi. Và nếu lỡ có quá nhiều tài liệu, có cần tìm kiếm thì tìm trên máy tính vẫn dễ tìm hơn rất nhiều so với lục lọi cả kho tài liệu toàn giấy với nhau, để rồi bẩn cả người, mất cả ngày mà không được gì cả.
Chức năng cơ bản của Scan có những gì?
Scan & lưu tài liệu tại folder theo ý người dùng như USB, Server, Folder cá nhân.
Bạn nên tạo sẵn folder của riêng mình trên máy Photocopy, để mỗi lần scan là mặc định lưu luôn vào đó. Mỗi lần cần dùng chỉ việc ở máy tính/phone của mình là lấy được thông qua shortcut folder của mình.
Scan & gửi email.
Bạn nên tạo sẵn các email thường hay gửi, để mỗi lần scan là gửi luôn, không phải nhập địa chỉ email. Bạn nên biết nhập địa chỉ email trên máy Photocopy dù gì cũng mất thời gian hơn so với nhập trên máy tính.
Những cấu hình giúp kết quả bản Scan tốt không thể tưởng
Tăng độ đậm nhạt.
Rất thường dùng cho Scan hóa đơn, vì nhiều hóa đơn khá là mờ và khó nhìn. Cũng thường dùng cho việc Scan các tài liệu cũ, phai mờ, khó nhìn.
Scan 2 mặt.
Kết hợp với bộ đảo bản gốc, trong 1 phút có thể Scan lên đến 240 mặt A4, tốc độ cực nhanh của các dòng máy photocopy đa chức năng, đặc biệt là photocopy Toshiba giúp bạn tiết kiệm cả khối thời gian.
Độ phân giải.
Nên chỉnh độ phân giải cao nhất có thể, thường thì tệ lắm cũng phải 600 DPI cho các dòng máy photocopy đa chức năng. Files sẽ có dung lượng cao 1 chút, nhưng cực kỳ rõ nét.
Rotation – xoay ngang, dọc; Nén files; và tùy chỉnh hiệu ứng màu.
Tùy chỉnh hiệu ứng màu khá ít dùng, nhưng nếu scan hình ảnh và có màu, bạn áp dụng tốt sẽ cho ra bản scan rất lung linh và ảo diệu.
Bên trên là 4 cấu hình cơ bản thường được dùng mỗi khi scan, nhưng để tiện lợi cho cả quy trình quản lý tài liệu nhằm tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức, bạn còn cần phải lưu ý nhiều hơn nữa.
Những chức năng quan trọng của máy photocopy đa chức năng dùng để nâng tầm Scan
Scan tài liệu thành file Word, Excel và Power Point
Toshiba e-BRIDGE Re-Rite là 1 công cụ mạnh mẽ, hiệu quả, và dễ sử dụng trong việc số hóa tài liệu, chuyển đổi tài liệu văn bản, hình ảnh thành dạng tài liệu có thể chỉnh sửa như MS Word, MS Excel, MS Power Point.
Top Access
Top Access Là phần mềm đã cài đặt sẵn trong máy photocopy đa chức năng của toshiba e-studio. Phần mềm này cho phép chúng ta ngồi tại máy tính của chúng ta và dùng web browser như cốc cốc hay google chrome để quản lý mọi hoạt động của máy photocopy mà không cần đến trực tiếp vị trí máy photocopy để thao tác.
Template
Tất cả các chức năng, tùy chỉnh được lưu lại tại 1 nút bấm duy nhất, giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian khi sử dụng máy photocopy để thực hiện công việc chính xác theo yêu cầu.
TOSHIBA TEC VIỆT NAM
Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA
