Phần mềm quản lý bán hàng là thành phần quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành, quy trình hoạt động của toàn bộ cửa hàng, giúp cho cửa hàng hoạt động nhanh chóng, ổn định và liên tục, giúp thu thập dữ liệu bán hàng và cho ra các báo cáo hoạt động kinh doanh nhằm giúp chủ cửa hàng có thông tin chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh tiếp theo.
MỤC LỤC:
Tại sao chúng ta phải sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?
Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng cần quản lý tốt. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là phương pháp tốt nhất hiện nay để quản lý toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của toàn bộ tất cả chuỗi cửa hàng. Cụ thể, hệ thống sẽ giúp bạn:
Bán hàng nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt khi cửa hàng của bạn có vài trăm mặt hàng trở lên, khả năng nhớ giá bán, tính năng sản phẩm gần như là không thể, vì vậy phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn điều này. Khi đó, dù khách hàng có mua một hay nhiều sản phẩm cùng lúc, phần mềm cũng giúp bạn trả về chính xác số tiền của từng mặt hàng và tổng tiền phải thanh toán chỉ trong vài giây.
Ngoài ra, hệ thống còn giúp bạn quản lý kho, hàng hóa sản phẩm, nhân viên, khách hàng & quy trình hoạt động, phục vụ khách hàng nhanh chóng, chính xác.
Hệ thống báo cáo cũng là một thành phần quan trọng nhất của phần mềm quản lý bán hàng mà bất kỳ một người chủ cửa hàng cũng cần sử dụng, theo dõi và giám sát. Từ dữ liệu của báo cáo hoạt động bán hàng mà người quản lý có thể đưa ra các quyết định tiếp theo chính xác, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ cửa hàng.
Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn những gì và giúp như thế nào?
Đầu tiên là nói về hiệu quả của việc quản lý khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.
Quản lý kho hàng
Bạn quản lý vài trăm hoặc vài ngàn mặt hàng trong kho hàng của mình như thế nào? Và mỗi mặt hàng hiện tại còn tồn kho bao nhiêu? Khi nào cần nhập hàng thêm? Khi nào cần xả hảng và xả mặt hàng nào trước? …
Để trả lời tất cả câu hỏi trên, rất dễ dàng. Trước hết vào hệ thống quản lý kho hàng của phầm mềm, trong đây chứa đựng tất cả thông tin chính xác nhất về kho hàng của cửa hàng nhằm giúp bạn trả lời tất cả các câu hỏi trên.
Sản phẩm gần hết hàng (hay gần hết tồn kho), hệ thống có báo cáo để nhập hàng thêm, hàng tồn kho lâu (hoặc sắp hết hạn sử dụng) cũng được thông báo để bạn lên kế hoạch xả hàng, số lượng sản phẩm, mặt hàng, nhóm hàng cũng hiển thị chính xác và đầy đủ thông tin, thậm chí hàng đang được đặt ở vị trí nào của kho, thuộc kho nào cũng có đầy đủ thông tin.
Quản lý sản phẩm, hàng hóa
Hàng hóa sản phẩm cũng có hàng trăm mặt hàng, cùng với đó là hàng nghìn đặc tính, thuộc tính sản phẩm, giá bán … Chúng ta không thể nhớ hết những điều này, và khi đó thì phần mềm quản lý bán hàng giúp chúng ta trong vấn đề này.
Vào hệ thống để tra cứu thông tin sản phẩm như nhóm hàng, giá bán, tồn kho là phương thức nhanh chóng nhất, từ những thông tin này, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những quyết định cho chiến lược bán hàng kế tiếp.
Quản lý nhân viên
Khả năng quản lý nhân viên cũng giúp cho hoạt động của quy trình bán hàng được lưu loát, trôi chảy và dễ dàng. Quản lý nhân viên không phải là quản lý giờ làm check in – check out, ca làm của đội ngũ nhân viên, mà là khả năng quản lý hoạt động của các nhân viên trong cả một quy trình làm việc.
Cụ thể, từ hệ thống, nhà quản lý sẽ biết được nhân viên nào hoạt động hiệu quả, khi vấn đề phát sinh, cũng có thể nhìn ra điểm chậm trễ ở quy trình nào, thuộc về nhiệm vụ của nhân viên nào … Từ các dữ liệu này mà ta có thể cải thiện lại quy trình hoạt động phù hợp, phân bổ nhân viên vào vị trí hợp lý …
Quản lý tốt được đội ngũ nhân viên của cả một chuỗi cửa hàng, chắc chắn chi phí vận hành của hệ thống cũng giảm mà khả năng phục vụ khách hàng lại cao.
Quản lý khách hàng & chăm sóc khách hàng
Phần mềm không chỉ quản lý được nhân viên của mình, mà còn quản lý cả khách hàng như thông tin khách hàng, hành vi sử dụng dịch vụ sản phẩm của khách hàng, khách hàng VIP, khách hàng trung thành hay khách hàng tổ chức, phương thức thanh toán ưu chuộng …
Tất cả những dữ liệu này đều là cần thiết cho nhà quản lý để thống kê lại rồi dựa trên đó đưa ra những quyết sách chiến lược sắp đến. Đặc biệt là đối với chuỗi cửa hàng, bạn không thể bỏ qua vấn đề quản lý & chăm sóc khách hàng.
Quản lý quy trình hoạt động chuyên nghiệp
Quy trình hoạt động của cửa hàng, hay một chuỗi cửa hàng đều phải được quản lý chặt chẽ. Từ khâu nhập hàng & tồn kho cho đến giao dịch bán hàng, thanh toán, xuất hóa đơn và hoàn tiền đều phải được quản lý. Khi đó mọi dữ liệu đều được lưu trên phần mềm quản lý bán hàng, thứ tự các bước của quy trình được đảm bảo nhằm tránh những rủi ro phát sinh …
Khi quy trình hoạt động được ổn định, chuyên nghiệp thì cả hệ thống bán hàng được lợi gì?
- Bán hàng nhanh chóng, giúp tối đa hóa lợi nhuận & làm hài lòng khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành, nhân viên, thiết bị ...
- Hỗ trợ khả năng ra chiến lược bán hàng, marketing …
Kế tiếp là hệ thống báo cáo bán hàng. Ai cũng biết hệ thống báo cáo là một trong những phần quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống bán hàng. Vậy, về cơ bản, phải có những báo cáo tối thiểu nào để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của cửa hàng / chuỗi cửa hàng?
Báo cáo về doanh thu bán hàng
Đầu tiên là báo cáo về doanh thu bán hàng. Thông thường, chúng ta mong muốn biết được kết quả hoạt động kinh doanh của một ngày, tuần, tháng, quý và năm. Ngoài ra, tùy vào ngành hàng mà chúng ta cần một bảng báo cáo theo yêu cầu.
Mục đích của báo cáo bán hàng ngoài việc biết hoạt động doanh thu tăng giảm như thế nào thì còn một vấn đề quan trọng: đó là “Peak Hour”, giờ cao điểm của hoạt động kinh doanh. Khi biết được thời điểm cao điểm này, chúng ta dễ dàng sắp xếp nhân sự, hàng hóa, thiết bị … để phục vụ vào giờ cao điểm, nhằm mục đích phục vụ khách hàng tốt nhất.
Báo cáo về sản phẩm
Thứ 2 là báo cáo về hiện trạng sản phẩm, hàng hóa, nhóm báo cáo này có tầm quan trọng riêng trong toàn bộ hệ thống quản lý bán hàng, cửa hàng. Nhờ hệ thống báo cáo về sản phẩm này, chúng ta biết được:
- Số lượng hàng hóa, sản phẩm còn tồn kho.
- Nhóm sản phẩm, hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.
- Sản phẩm được yêu thích, sản phẩm kém hiệu quả.
- Thời điểm cao điểm của từng nhóm sản phẩm, từng mặt hàng.
Với báo cáo này, chúng ta dể dàng xử lý vấn đề như nhập hàng tồn kho, đẩy mạnh tiêu thụ hoặc xử lý sản phẩm gần hết hạn sử dụng, tăng nhập hàng & xác định lại thế mạnh sản phẩm của cửa hàng …
Báo cáo về đơn hàng
Một hệ thống báo cáo về đơn hàng bán được sau một thời gian hoạt động kinh doanh của cửa hàng cho chúng ta biết khả năng vận hành hiện tại của cửa hàng. Chúng ta cũng biết được giá trị trung bình của một đơn hàng, biết được tổng thể khu vực, nhóm khách hàng chính sử dụng hàng hóa dịch vụ của cửa hàng, chuỗi cửa hàng … từ đó lập kế hoạch marketing tương ứng để phát huy tối đa hiệu quả bán hàng của toàn bộ cửa hàng.
Báo cáo về khuyến mãi
Phần mềm quản lý bán hàng cho phép chúng ta dễ dàng tạo & quản lý khuyến mãi, ưu đãi dành cho khách hàng để kích cầu, nhưng thực sự thì không phải chương trình kích cầu nào cũng có hiệu quả như kì vọng. Với bản báo cáo này, nhà quản lý dễ dàng xác định chiến dịch và chương trình ưu đãi nào hiệu quả …
Báo cáo về khách hàng
Đây là một bản báo cáo quan trọng dành cho vấn đề phục vụ và chăm sóc khách hàng VIP, khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành. Cũng nhờ bản báo cáo về khách hàng, nhà quản lý xác định được chân dung khách hàng, hành vi tiêu dùng khách hàng, thông tin chi tiết của khách hàng đối với toàn bộ hệ thống cửa hàng, chuỗi cửa hàng. Đây cũng là thành phần quan trong cho việc đề ra kế hoạch marketing, bán hàng trong dài hạn.
Check list tất cả chức năng cần có trong phần mềm quản lý bán hàng
Chắc chắn phần mềm quản lý bán hàng là thành phần quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống cửa hàng, chuỗi cửa hàng. Nhưng làm sao xác định được phần mềm nào là tốt, phần mềm nào phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình?
Đừng quên là để thay đổi một hệ thống rất là khó khăn, nếu thay đổi bừa bãi, toàn bộ dữ liệu hoạt động, bán hàng bị mất sẽ dẫn đến nhiều rủi ro và thiệt hại không lường trước được. Ví dụ đơn giản như mất báo cáo thì tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định, chiến lược bị đảo lộn ngay …
Phần này sẽ giới thiệu với bạn toàn bộ những vấn đề phải có hoặc cân nhắc có của phần mềm quản lý bán hàng, nhằm mục đích phát triển cửa hàng của mình bền vững, ổn định trong dài hạn.
- Bảo mật dữ liệu? máy chủ dữ liệu do cửa hàng quản lý hay nhà cung cấp phần mềm quản lý?
- Phần mềm linh hoạt và dễ dàng mở rộng? nhất là mở rộng thành chuỗi cửa hàng
- Hệ thống báo cáo dễ dàng mở rộng? Trích xuất báo cáo theo nhu cầu của cửa hàng?
- Dễ dàng tích hợp với phần mềm của bên thứ 3? (Hóa đơn điện tử, hệ thống kế toán …)
- Dễ dàng kết hợp với thiết bị ngoại vi? (Máy POS, máy in, Scanner, ESL, cân điện tử. Tablet Order …)
- Thu ngân và vấn đề bàn giao ca làm việc, tiền đầu kỳ, giữa kỳ, cuối kỳ?
- Hệ thống cớ lưu lại thông tin mở két tiền? nhất là mở két tiền không thông qua giao dịch?
