Giải pháp quản lý bán hàng, nhà hàng là sử dụng một tổ hợp phần mềm quán lý bán hàng, nhà hàng kết hợp với các thiết bị phần cứng và hệ thống mạng để tạo ra một quy trình quản lý bán hàng hiệu quả, vững chắc và dễ dàng mở rộng thành chuỗi cửa hàng, nhà hàng.
MỤC LỤC
Sử dùng giải pháp quản lý bán hàng, nhà hàng để làm gì? Đem lại lợi ích gì?
1.1/ Hiệu quả đầu tiên là giúp bạn bán hàng nhanh, phục vụ khách hàng tốt nhất.
Bạn đang ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin tiên tiến nhất vào quản lý cả một hệ thống, ngành kinh doanh thì hiệu quả đầu tiên chắc chắn phải là giúp bán hàng nhanh, tiết kiệm thời gian xử lý giao dịch, thực hiện cả một quy trình bán hàng từ kho, bếp, đặt hàng … cho đến xử lý giao dịch, thanh toán kết thúc bán hàng, giao hàng.
1.2/ Tiết kiệm chi phí quản lý toàn bộ cửa hàng, nhà hàng.
Giải pháp quản lý bán hàng, nhà hàng giúp bạn tiết kiệm chi phí như thế nào?
Tối ưu đối với nhân lực hoạt động trong quy trình quản lý bán hàng, nhà hàng, tùy theo quy mô hiện tại của cửa hàng, nhà hàng mà mỗi vị trí trong quy trình hoạt động có số lượng nhân viên tương ứng. Điều này cũng có nghĩa là bạn đang tối ưu nhân sự trong quy trình phục vụ khách hàng theo quy mô hoạt động của cửa hàng, nhà hàng. Trường hợp ngược lại, không tối ưu nhân lực theo quy trình hoạt động, bạn chắc chắn sẽ sử dụng thừa nhân lực hoặc khả năng phục vụ khách hàng giảm.
Tối ưu số lượng thiết bị trong hoạt động bán hàng và phục vụ khách hàng. Bạn chắc chắn đồng ý rằng vấn đề phục vụ khách hàng là điều quan trọng nhất. Vậy bạn không thể phục vụ khách tốt nhất nếu không sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin kết hợp với phần mềm quản lý bán hàng, nhà hàng. Cụ thể, trong việc xuất kho sản phẩm, bạn chỉ có thể làm nhanh nhất khi sử dụng máy kiểm kho handheld, để bếp hay quầy pha chế nhanh nhất thì bạn không thể không dùng máy in hóa đơn tại bếp hoặc màn hình hiển thị.
1.3/ Hệ thống báo cáo, report chuyên nghiệp, đầy đủ và chính xác của hệ thống quản lý bán hàng.
Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, hệ thống báo cáo kết quả là vấn đề quan trọng nhất và không thể bỏ qua.
Nếu không sử dụng hệ thống phần mềm, bạn gần như rất khó để đưa ra số liệu báo cáo hoạt động vào cuối tháng, cuối tuần hoặc cuối kỳ. Ngược lại khi dùng hệ thống phần mềm, toàn bộ vấn đề hoạt động kinh doanh của cửa hàng, nhà hàng đều được lưu trữ, và bạn dễ dàng truy xuất và xem các báo cáo này bất kỳ lúc nào.
1.4/ Tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận từ việc sử dụng hiệu quả các báo cáo thống kế.
Trong hoạt động kinh doanh, mọi quyết sách, kế hoạch đều bắt nguồn từ hệ thống báo cáo tổng hợp trước đó. Khi cửa hàng, nhà hàng có được báo cáo thống kê sau một khoảng thời gian hoạt động, dựa vào báo cáo này, bạn dễ dàng đưa ra những sách lược có lợi, hợp lý, khách quan nhất.
Cụ thể, bạn có thể làm marketing để tìm kiếm nhóm đối tượng khách hàng mới dưa trên những sản phẩm thực sự được yêu thích, hoặc thực hiện những ưu đãi vào khoảng thời gian thấp điểm, giao dịch ít của cửa hàng, nhà hàng?
Thực hiện khả năng chăm sóc khách hàng VIP, khách hàng trung thành từ dữ liệu của hệ thống report …
Giải pháp quản lý bán hàng, nhà hàng có những gì?
Tùy vào nhu cầu sử dụng, quy mô hiện tại và kế hoạch mở rộng quy mô phục vụ khách hàng trong tương lai mà hệ thống quản lý bán hàng, nhà hàng có những sự khác nhau. Nhưng ít nhất, một hệ thống phải có phần mềm quản lý bán hàng, nhà hàng và một thiết bị phần cứng để truy cập vào dữ liệu của phần mềm quản lý bán hàng.
2.1/ Phần mềm quản lý bán hàng, nhà hàng
Phần mềm quản lý được sếp vào vị trí quan trọng nhất của toàn bộ giải pháp, nếu không có phần mềm thì chắc chắn không có giải pháp quản lý bán hàng. Phần mềm là cái lõi của quy trình quản lý, là nơi lưu trữ dữ liệu của hoạt động kinh doanh, thông tin khách hàng, và là nơi tổng hợp các báo cáo thống kê của cả hệ thống cửa hàng, nhà hàng.
Nếu không có phần mềm quản lý, thì dễ hiểu là bạn đang quản lý và vận hành cả một hệ thống thủ công, cực kỳ bất tiện và chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vấn đề khác nhau khi hoạt động & giao dịch của cửa hàng, nhà hàng cao.
Trường hợp phần mềm không phù hợp hoàn toàn với quy trình hoạt động hiện tại của bạn thì sao? Quy trình hoạt động của một nhà hàng và một siêu thị điện máy là hoàn toàn khác nhau. Quy trình hoạt động của chuỗi cửa hàng café cũng hoàn toàn khác với quy trình hoạt động của nhà hàng Trung Hoa. Nếu phần mềm không phù hợp với ngành nghệ, hệ thống quản lý sẽ gặc trở ngại lớn, thậm chí tắc nghẽn, gây cản trở lớn đến việc phục vụ khách hàng.
Đại Hoàng Gia là công ty chuyên về tư vấn, cung cấp giải pháp quản lý bán hàng, nhà hàng phù hợp với nhu cầu & quy mô hoạt động trong ngắn hạn, dài hạn của bạn. Hãy đăng ký tư vấn miễn phí tại đây.
2.2/ Máy tính tiền, máy POS bán hàng
Bạn phải có ít nhất 1 thiết bị có thể truy cập vào phần mềm quản lý bán hàng, nhà hàng. Thiết bị này có thể là máy tính, laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh hay máy POS bán hàng. Tùy nhu cầu và quy mô của bạn mà bạn nên dùng thiết bị phù hợp với mình.
Mình thì đề nghị bạn cân nhắc sử dụng máy POS bán hàng, hay còn gọi là máy tính tiền. Bạn có thể xem thêm các loại máy POS bán hàng của Toshiba tại đây để hoạt động kinh doanh của cửa hàng, nhà hàng được liên tục, bền vững.
2.3/ Máy in nhiệt, máy in hóa đơn.
Máy in hóa đơn bán hàng cũng là thiết bị chính & cực kỳ quan trọng trong các hệ thống quản lý bán hàng, nhà hàng. Khách hàng có xu hướng kiểm tra lại tất cả các sản phẩm và dịch vụ họ sử dụng, vì thế, nhờ có hệ thống bán hàng kết hợp cùng máy in hóa đơn bán hàng, khách hàng sẽ nhận được một danh sách sản phẩm dịch vụ & giá mà họ sử dụng một cách nhanh chóng và chính xác.
Máy in hóa đơn là dòng máy in nhiệt, không dùng mực in, tốc độ in lại nhanh. Vì vậy, vào lúc cao điểm giao dịch trong ngày, đây là thiết bị cực kỳ quan trọng trong việc hỗ trợ phục vụ khách hàng nhanh chóng và chính xác.
2.4/ Máy in mã vạch (Barcode) & máy quét mã vạch
Máy in mã vạch và máy quét mã vạch là bộ đôi luôn được sử dụng trong hệ thống quản lý bán hàng, đặc biệt là những cửa hàng có nhiều mặt hàng khác nhau như siêu thị mini.
Bất kỳ sản phẩm nào cũng cần được dán mã vạch vào sản phẩm, khi khách hàng chọn mua sản phẩm, tại quầy giao dịch, nhân viên phục vụ chỉ cần dùng máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, giá bán ... Với máy in mã vạch và máy quét mã vạch, thời gian xử lý giao dịch giảm đi tới 80%.
2.5/ Két tiền
Két tiền cũng là thiết bị quan trọng trong hệ thống quản lý bán hàng, nhà hàng. Tại sao nên sử dụng két tiền trong quản lý bán hàng?
- Két tiền được kết nối với máy in, khi hoàn tất giao dịch, két tiền sẽ được mở ra để nhận tiền và hoàn tiền thừa trả khách. Bất cứ khi nào két tiền mở ra đều được lưu lại trên hệ thống, nhà quản lý sẽ biết chính xác giao dịch nào chưa hoàn tất mà có nhân viên mở két tiền.
- Sắp xếp tiền theo mệnh giá để nhân viên phục vụ khách nhanh nhất.
- Tránh thất thoát tiền đầu kỳ, trong kỳ, và cuối kỳ.
2.6/ Thiết bị phần cứng khác
Màn hình hiển thị - Line Display
Màn hình hiển thị là thiết bị ngoại vi trong hệ thống quản lý bán hàng. Thiết bị này thường được dùng để hiển thị kết quả của giao dịch, như số tiền cần thanh toán, lời cảm ơn, lời chào … Ngày nay, nhiều hệ thống quản lý bán hàng lớn dùng cả màn hình thứ 2 của máy tính tiền cho khách hàng xem kết quả giao dịch.
Cân điện tử - Electronic Weighing Scales
Cân điện tử là thiết bị không thể thiếu trong siêu thị bán hàng thực phẩm. Trong siêu thị, chúng ta chọn số lượng theo nhu cầu ăn uống của gia đình, và khối lượng này sẽ được cân điện tử tính toán chính xác sau đó in ra một barcode để dán vào sản phẩm. Khi thanh toán tại quầy thu ngân, nhân viên thu ngân chỉ việc quét mã này như khi mua một sản phẩm bình thường.
Máy kiểm kho – Handheld
Máy kiểm kho là thiết bị được dùng để kiểm kê hàng hóa, sản phẩm trong kho, thông thường đối với ngành nghề cần quản lý kho chính xác, kho bãi rộng, nhiều tầng nhiều lớp thì có sử dụng máy kiểm kho. Nhưng nếu bạn nghĩ như vậy thì thực sự sai lầm, ai cũng biết quy trình quản lý kho hàng là một quy trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Và để quản lý tốt, máy kiểm kho là thiết bị buộc phải sử dụng, để quét mã vạch sản phẩm trong kho, kiểm tra còn bao nhiêu sản phẩm trên hệ thống phần mềm, in lại barcode dán vào sản phẩm …
Nhãn điện tử ESL – Electronic Shelf Label
Nhãn điện tử là thiết bị ít được sử dụng nhất trong hệ thống quản lý bán hàng. Bạn có biết lợi ích của nhãn điện tử?
- Tiết kiệm chi phí quản lý khi bạn không tốn nhân lực xử lý vấn đề thay đối giá bán, giá khuyễn mãi …
- Tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và dễ dàng thay đổi giá, chương trình khuyến mãi đối với sản phẩm.
Hoạt động của nhãn điện tử rất đơn giản, khi thông tin sản phẩm được thay đổi trên phần mềm (giá bán, giá khuyến mãi, tên sản phẩm, số lượng …) hệ thống nhãn điện tử kết hợp với phần mềm quản lý sẽ ngay lập tức thay đổi hàng loạt. Cực kỳ tiện lợi cho các siêu thị hay cửa hàng có hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng khác nhau.
Máy tính bảng Order
Trong hệ thống quản lý nhà hàng, sử dụng máy tính bảng để order ngày nay không còn là hiếm. Bạn cần sự chính xác, nhanh chóng trong việc order món ăn, nước uống thì phải sử dụng máy tính bảng để order.
Thực tế đây cũng chỉ là một máy tính bảng bình thường, nhưng được kết nối với phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn. Khi đó, toàn bộ danh mục thức ăn món uống được hiển thị trên tablet và nhân viên phục vụ dễ dàng order, chọn món ăn và gửi dữ liệu đến bếp, quầy pha chế … Bếp và quầy pha chế nhận được dữ liệu order và làm theo, không thể bỏ sót và đến trước được phục vụ trước.
Dịch vụ hỗ trợ xử lý sự cố hệ thống quản lý bán hàng
Khi bạn đồng ý về tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng, nhà hàng và quyết định sử dụng một hệ thống để tăng cường năng suất của cả hệ thống kinh doanh của mình, dĩ nhiên đây là việc tốt và hợp lý. Nhưng vẫn còn một vấn đề quan trọng không kém, đó là phải duy trì hệ thống hoạt động thực sự ổn định.
Bạn nghĩ sao khi vào giờ cao điểm của giao dịch, một sự cố về mạng, về việc đứt kết nối phát sinh? Có thể toàn bộ guồng máy hoạt động của bạn trở nên trục trặc, khả năng phục vụ khách hàng giảm sút lớn. Làm gì để tránh và giảm thiểu vấn đề này xảy ra?
- Sử dụng giải pháp phần mềm phù hợp.
- Sử dụng thiết bị phần cứng phù hợp & độ bền, độ ổn định cao.
- Sử dụng dịch vụ xử lý sự cố ngay lập tức, 24/7 & onsite support.
Dịch vụ xử lý sự cố là yếu tố quan trọng và hiệu quả trong việc duy trì hoạt động ổn định của cả một hệ thống. Bạn cũng đừng nghĩ rằng vấn đề xử lý sự cố chỉ là sửa chữa trong trường hợp sự cố xảy ra, một vấn đề quan trọng hơn nữa là phòng tránh sự cố xảy ra.
Bạn có thể xem thêm về quy trình phòng tránh sự cố, xử lý sự cố và báo cáo report cho cửa hàng, nhà hàng của Đại Hoàng Gia tại đây.
Khi mở rộng thành chuỗi cửa hàng, nhà hàng chuyên nghiệp
Bất kỳ ai kinh doanh cũng nghĩ dài hạn về việc mở rộng thành chuỗi cửa hàng, nhà hàng, và bạn cũng vậy.
Để quản lý chuỗi từ 2 cửa hàng, nhà hàng trở lên, bắt buộc bạn phải sử dụng hệ thống quản lý bán hàng tốt, phù hợp cho chuỗi hệ thống của mình. Vào lúc này, bảo mật dữ liệu khách hàng và hành vi khách hàng cũng là điều cực kỳ quan trọng.
Bạn chắc chắn không muốn khách hàng tiềm năng, khách hàng VIP, khách hàng đang sử dụng dịch vụ, đang mua hàng … của mình tiếp cận với các quảng cáo, ưu đãi, lợi ích của đối thủ cạnh tranh?
Nếu bạn cho rằng thông tin & hành vi khách hàng của mình là quan trọng và không muốn bất kỳ ai khác xâm nhập, truy cập và sử dụng ... bạn cần một hệ thống bảo mật, dữ liệu tập trung tại cửa hàng chính của bạn, tránh không nên sử dụng các hệ thống điện toán đám mấy (Cloud POS) vì nhà quản lý dễ dàng truy cập và nắm giữ thông tin bán hàng của bạn.
