Một máy photocopy đa chức năng, thường được gọi tắt là MFP (Multifunction Photocopy), là một thiết bị tổng hợp các chức năng của máy In, máy Copy, máy Scan hoặc cả máy Fax trong cùng một thiết bị. Máy photocopy đa chức năng chắc chắn là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp muốn giảm thiểu chi phí nhưng vẫn tăng hiệu suất công việc.
1/ Hiểu rõ nhu cầu sử dụng máy photocopy của chúng ta.
Chúng ta phải biết được nhu cầu của mình đối với máy photocopy đa chức năng. Ngoài chức năng cơ bản In, Copy & Scan, chúng ta muốn sử dụng máy photocopy như thế nào để giúp quản lý tài liệu, giảm giấy in, đơn giản hóa quy trình công việc, quản lý các biểu mẫu, vv? Chúng ta sẽ chạy bao nhiêu bản Copy, In, Scan và Email mỗi ngày? Có bao nhiêu người cùng dùng chung máy photocopy? Chúng ta cần in màu không?
2/ Biết được tổng chi phí và lợi ích về chi phí/giá trị của máy photo trong khoảng thời gian 5 năm.
Khi đánh giá một máy photocopy đa chức năng, không nên chỉ nhìn vào chi phí phần máy ban đầu. Có nhiều yếu tố khác cần xem xét, bao gồm cả chi phí vận hành và sử dụng trong dài hạn. Chi phí sẽ tăng lên đáng kể khi mua nhầm 1 thiết bị không phù hợp với nhu cầu sử dụng, độ bền thấp và công suất thấp, khó sử dụng và thiết tính bảo mật.
“Máy photocopy đa chức năng có hệ điều hành, ổ cứng HDD, phần mềm, RAM, CPU nên có thể cài đặt các phần mềm của hãng khác vào máy nhằm giúp chúng ta quản lý tốt hơn. 1 số giải pháp cực kỳ hiệu quả mà bạn nên để ý tới khi dùng máy Photocopy đa chức năng:
- Quản lý chi phí in ấn theo từng phòng ban, dự án.
- Scan tài liệu thành các files có thể chỉnh sửa: MS Word, MS Excel, MS Power Point.
- In từ xa qua mạng Internet nhờ Cloud Print.
- In từ điện thoại, mobile, và Cloud Storage của mình như Googel Drive, One Drive, Dropbox”
3/ Máy photocopy có dễ dàng kết nối với mạng hiện có không ? Sử dụng dễ dàng không ?
Xem xét hệ thống máy photocopy đa chức năng dễ dàng kết nối với mạng hiện có của chúng ta không? Có dễ triển khai không? Giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng không?
4/ Biết được khả năng đa nhiệm của máy photo
Hãy tìm một máy photocopy đa chức năng thực sự đa nhiệm. Người dùng có thể truy cập vào mỗi chức năng họ cần, ngay cả khi các chức năng khác đang được sử dụng. Lưu ý rằng một số sản phẩm cung cấp nhiều chức năng trong cùng một thiết bị, nhưng không thể đa nhiệm, thiết bị không thể cung cấp tất cả các chức năng đồng thời, chúng ta có thể mất thời gian chờ đợi xong từng chức năng.
5/ Độ bảo mật về tài liệu, dữ liệu của máy photo đến mức nào?
Thiết bị có cung cấp mức độ bảo mật thích hợp cho doanh nghiệp của chúng ta không? Khi chúng ta cần bảo vệ tuyệt đối thông tin khách hàng, thông tin về tài chính của doanh nghiệp mình.
Máy photocopy đa chức năng của Toshiba được lắp đặt ổ cứng Security HDD có độ bảo mật thông tin cao, là dòng máy photocopy đầu tiên trên thế giới được tích hợp tính năng bảo mật tài liệu. Giúp cho người dùng, đặc biệt là những người thường xuyên in ấn các tài liệu mật của công ty như kế toán, thư ký, thủ kho ... tránh lộ thông tin tới những bộ phận khác trong công ty.
6/ Biết khả năng truyền thông hai chiều của máy
Sự thất bại trong việc truyền tải thông tin kịp thời và chính xác cho người dùng và quản trị viên CNTT về tình trạng công việc, sự chờ đợi và thiết bị sẽ dẫn đến sự can thiệp của chúng ta và nhân viên của chúng ta để giải quyết, ngăn ngừa hoặc dự đoán các vấn đề. Giao tiếp từ hai hướng, cả ở máy photocopy đa chức năng và qua mạng là điều cần thiết để duy trì thông tin một cách nhất quán.
7/ Biết được quản lý thiết bị sẵn có, thông tin từ xa và hỗ trợ
Xem xét cam kết của nhà cung cấp để cung cấp công cụ và tiện ích quản lý thiết bị và công cụ quản lý mạnh mẽ. Đây là điều chúng ta muốn bây giờ hoặc trong tương lai. Tìm kiếm phần mềm quản lý mối quan hệ thiết bị để tối ưu hóa tính sẵn sàng và thời gian hoạt động của máy in đa chức năng. Liệu các nhà cung cấp cung cấp thời gian phản ứng tốt hơn và cung cấp chất lượng dịch vụ nhất quán? Chúng ta muốn tin tưởng máy in đa chức năng của chúng ta sẽ vẫn hoạt động và đảm bảo chúng ta có một văn phòng hiệu quả và hiệu quả.
8/ Biết phần mềm và giải pháp có sẵn
Máy photocopy đa chức năng có thể giúp chúng ta sắp xếp các quy trình văn bản trùng lặp, rườm rà và tổ chức, chỉnh sửa và lưu trữ các tài liệu giấy của chúng ta một cách tự động. Với một máy photocopy đa chức năng và một ứng dụng phần mềm đơn giản, chúng ta có thể chuyển các tài liệu giấy thành định dạng điện tử và gửi đến nhiều điểm đến - email, kho tài liệu, các thư mục mạng, thậm chí các máy in từ xa - với một lần quét duy nhất.
TOSHIBA TEC VIỆT NAM
Website: http://www.toshibatec.com.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/ToshibaTecVn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCXB-zekhuhpQSzv16uwtrxA
Tags: máy photocopy toshiba. máy photocopy toshiba đa chức năng, máy photocopy toshiba chính hãng, ổ cứng Security HDD, MFPs Toshiba
