Phần mềm quản lý bán hàng là thành phần quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành, quy trình hoạt động của toàn bộ nhà hàng, chuỗi nhà hàng - cafe, giúp cho nhà hàng hoạt động nhanh chóng, ổn định và liên tục, giúp thu thập dữ liệu và cho ra các báo cáo hoạt động kinh doanh nhằm giúp chủ nhà hàng có thông tin chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh tiếp theo.
MỤC LỤC:
Tại sao chúng ta phải sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng?
Tương tự như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhà hàng cũng là phương pháp tốt nhất để quản lý toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của nhà hàng hay toàn bộ chuỗi nhà hàng – café. Cụ thể và dễ thấy nhất, phần mềm sẽ giúp bạn:
Phục vụ khách hàng nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt là vào giờ cao điểm của ngày, hay những ngày nghỉ lễ … khả năng phục vụ thực khách nhanh chóng và chính xác là điều quan trọng nhất. Nhà hàng phải nhận order của khách nhanh, gửi nhanh đến bếp, bếp phải nấu theo thứ tự “first in first serve” cho đến phân phối món ăn đến khách hàng chính xác.
Chắc chắn nếu không có phần mềm hỗ trợ, bạn sẽ không thể tối ưu phục vụ nhanh cho cả một quy trình hoạt động và phục vụ khách hàng dù là cơ bản nhất.
Ngoài ra, trong phần mềm quản lý nhà hàng, hệ thống báo cáo cũng là một thành phần quan trọng mà bất kỳ một người chủ nhà hàng cũng cần sử dụng, theo dõi và giám sát. Từ dữ liệu của báo cáo hoạt động mà người chủ có thể đưa ra các quyết định tiếp theo chính xác, hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ nhà hàng.
Tóm lại, 2 vấn đề cơ bản nhất nhưng cực kỳ quan trọng mà phần mềm quản lý nhà hàng giúp bạn. Dĩ nhiên cả một hệ thống phần mềm như vậy thì không chỉ giúp bạn cải thiện 2 vấn đề cơ bản này:
- Phục vụ khách hàng nhanh chóng
- Hệ thống báo cáo Report
Phần mềm quản lý nhà hàng thực sự giúp bạn những gì và giúp như thế nào?
Đầu tiên là nói về hiệu quả của việc quản lý khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng - cafe.
Quản lý kho hàng
So với việc quản lý bán hàng, cửa hàng, thì quản lý kho trong kinh doanh nhà hàng, café ít được chú ý, ít được quan tâm hơn. Nhưng nó cũng đóng góp 1 vai trò lớn và không thể phủ nhận trong cả một hệ thống nhà hàng, nhất là đối với các doanh nghiệp kinh doanh theo 1 chuỗi nhiều nhà hàng.
Tại sao quản lý kho trong nhà hàng cũng là cần thiết? Câu trả lời đơn giản với 2 nhu cầu cơ bản sau đây:
- Bạn không thể sử dụng nguyên vật liệu đã hết hạn hoặc thậm chí gần hết hạn dùng.
- Bạn có muốn phản hồi với khách hàng câu nói “món này đã hết”.
Bạn nhập kho nguyên liệu quá nhiều thì sẽ lãng phí vì hạn sử dụng, quá ít thì lại không phục vụ được khách. Vậy thế nào mới là đủ? Chắc chắn câu trả lời liên quan đến quản lý kho và hệ thống báo cáo nguyên vật liệu chế biến.
Quản lý nhân viên
Khả năng quản lý nhân viên cũng giúp cho hoạt động của quy trình phục vụ khách hàng được lưu loát, trôi chảy, suôn sẻ và dễ dàng. Quản lý nhân viên không phải là quản lý giờ làm check in – check out, ca làm của đội ngũ nhân viên, mà là khả năng quản lý hoạt động của các nhân viên trong cả một quy trình làm việc.
Quản lý tốt được đội ngũ nhân viên của cả một chuỗi nhà hàng, chắc chắn chi phí vận hành của hệ thống cũng giảm mà khả năng phục vụ khách hàng lại tăng cao.
Quản lý khách hàng & chăm sóc khách hàng
Phần mềm không chỉ quản lý được nhân viên của mình, mà còn quản lý cả khách hàng như thông tin khách hàng, hành vi sử dụng dịch vụ của khách hàng, khách hàng VIP, khách hàng trung thành hay khách hàng tổ chức, phương thức thanh toán ưu chuộng …
Tất cả những dữ liệu này đều là cần thiết cho nhà quản lý để thống kê lại rồi dựa trên đó đưa ra những quyết sách chiến lược sắp đến. Đặc biệt là đối với chuỗi nhà hàng - cafe, bạn không thể bỏ qua vấn đề quản lý & chăm sóc khách hàng.
Quản lý quy trình hoạt động chuyên nghiệp
Đối với hệ thống quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng – café thì quản lý quy trình hoạt động là vấn đề khó khăn nhất. Một nhà hàng khác nhau cũng đã có quy trình hoạt động khác nhau rồi. Ví dụ như:
Nhà hàng Trung Hoa, nhà hàng Nhật, nhà hàng Việt, buffet, café, bán bánh, nhà hàng trong khách sạn, mô hình nhà hàng Take Away … đều có quy trình hoạt động khác nhau. Ví dụ như nhà hàng Trung Hoa mới có vấn đề 1 con gà chia ra làm 3-4 món, nhà hàng buffet chỉ quan tâm số lượng người (số vé vào), thậm chí các quán café cũng phân ra là thanh toán trước hay thanh toán sau khi nhận cốc nước?
Chưa kể đến một nhà hàng có nhiều quầy bếp, quầy pha chế nước, mỗi quầy bếp phục vụ 1 số món khác nhau. Khi pha chế xong món ăn món uống, thì khách đến lấy hay nhân viên phục vụ mang đến bàn khách cũng là 1 vấn đề, mang đến nhanh và đúng bàn khách ngồi cũng là vấn đề khác. Khách đổi bàn, ghép bàn, gọi thêm món, đổi món … cũng là 1 vấn đề khó khăn trong quy trình hoạt động của nhà hàng, café.
Ngoài ra còn nhiều vấn đề liên quan đến quy trình phục vụ từ Order món cho đến check out thanh toán hóa đơn. Nếu bạn không xác định được quy trình phục vụ của mình hợp lý, chính xác thì không thể phục vụ khách hàng tốt mà không phát sinh vấn đề.
Tóm lại, quản lý quy trình hoạt động là vấn đề đau đầu nhất của quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng – café. Bạn buộc phải sử dụng phần mềm tốt, linh động, dễ mở rộng thì mới thật sự hỗ trợ được bạn trong hoạt động kinh doanh nhà hàng. Chỉ khi đó, bạn mới có được một hệ thống báo cáo report chính xác, chi tiết, nhằm góp phần giúp chủ nhà hàng đưa ra các chiến lược kinh doanh, marketing hay ưu đãi khách hàng.
Khi quy trình hoạt động được ổn định, chuyên nghiệp thì cả hệ thống bán hàng được lợi gì?
- Phục vụ nhanh chóng & làm hài lòng khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành, nhân viên, thiết bị ...
- Tối đa hóa doanh thu, lợi nhuận.
- Hỗ trợ khả năng ra chiến lược bán hàng, marketing, promotion …
Kế tiếp là hệ thống báo cáo. Ai cũng biết hệ thống báo cáo là một trong những phần quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống kinh doanh. Vậy, về cơ bản, phải có những báo cáo tối thiểu nào để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của nhà hàng / chuỗi nhà hàng?
Báo cáo về doanh thu
Đầu tiên là báo cáo về doanh thu & kết quả hoạt động kinh doanh. Thông thường, chúng ta mong muốn biết được kết quả hoạt động kinh doanh của một ngày, tuần, tháng, quý và năm. Ngoài ra, tùy vào mô hình hoạt động mà chúng ta cần một bảng “báo cáo theo yêu cầu”.
Mục đích của báo cáo về doanh thu ngoài việc biết hoạt động doanh thu tăng giảm như thế nào thì còn một vấn đề quan trọng: đó là “Peak Hour”, giờ cao điểm của hoạt động kinh doanh. Khi biết được thời điểm cao điểm này, chúng ta dễ dàng sắp xếp nhân sự phục vụ, thiết bị … để phục vụ vào giờ cao điểm, nhằm mục đích phục vụ khách hàng tốt nhất.
“Peak hour” của chuỗi nhà hàng, café của bạn vào lúc nào? Trong ngày, tuần, tháng, năm? Mô hình phục vụ tại chỗ là tốt hay “take away” là tốt? Chỉ có hệ thống báo cáo về doanh thu của phần mềm quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng – café là cho bạn con số chính xác, trung thực.
Báo cáo về món ăn, món uống
Bản báo cáo này có tầm quan trọng riêng trong toàn bộ hệ thống quản lý nhà hàng. Nhờ hệ thống báo cáo này, chúng ta biết được:
- Số lượng nguyên vật liệu còn tồn kho, sắp hết hạn dùng ...
- Món ăn, món uống được yêu thích, hay kém hiệu quả.
- Thời điểm cao điểm của từng nhóm, từng món ăn.
Với báo cáo này, chúng ta dể dàng xử lý vấn đề như nhập hàng tồn kho, đẩy mạnh tiêu thụ hoặc xử lý nguyên vật liệu gần hết hạn sử dụng, tăng nhập hàng & xác định lại thế mạnh của nhà hàng …
Báo cáo về đơn hàng
Một hệ thống báo cáo về đơn hàng sau một thời gian hoạt động kinh doanh của nhà hàng cho chúng ta biết khả năng vận hành hiện tại của nhà hàng. Chúng ta cũng biết được giá trị trung bình của một đơn hàng, biết được tổng thể khu vực, nhóm khách hàng chính sử dụng dịch vụ của nhà hàng, chuỗi nhà hàng - cafe … từ đó lập kế hoạch marketing tương ứng để phát huy tối đa hiệu quả phục vụ của toàn bộ nhà hàng.
Báo cáo về khuyến mãi
Phần mềm quản lý nhà hàng cho phép chúng ta dễ dàng tạo & quản lý khuyến mãi, ưu đãi dành cho khách hàng để kích cầu, nhưng thực sự thì không phải chương trình kích cầu nào cũng có hiệu quả như kì vọng. Với bản báo cáo này, nhà quản lý dễ dàng xác định chiến dịch và chương trình ưu đãi nào hiệu quả đối với nhóm đối tượng khách hàng, thời điểm ưu đãi …
Báo cáo về khách hàng
Đây là một bản báo cáo quan trọng dành cho vấn đề phục vụ và chăm sóc khách hàng VIP, khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành. Cũng nhờ bản báo cáo về khách hàng, nhà quản lý xác định được chân dung khách hàng, hành vi tiêu dùng khách hàng, thông tin chi tiết của khách hàng đối với toàn bộ hệ thống nhà hàng, chuỗi nhà hàng - cafe. Đây cũng là thành phần quan trong cho việc đề ra kế hoạch marketing.
Check list tất cả chức năng cần có trong phần mềm quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng - cafe
Chắc chắn phần mềm là thành phần quan trọng nhất của toàn bộ hệ thống quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng - cafe. Nhưng làm sao xác định được phần mềm nào là tốt, phần mềm nào phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình, phù hợp với quy trình hoạt động và phục vụ khách hàng của mình?
Đừng quên là để thay đổi một hệ thống rất là khó khăn, nếu thay đổi bừa bãi, toàn bộ dữ liệu hoạt động, quản lý của nhà hàng bị mất, điều này sẽ dẫn đến nhiều rủi ro và thiệt hại không lường trước được trong tương lai ngắn hạn và dài hạn. Ví dụ đơn giản như mất báo cáo thì tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định, chiến lược bị đảo lộn ngay …
Phần này sẽ giới thiệu với bạn toàn bộ những vấn đề phải có hoặc cân nhắc có của phần mềm quản lý nhà hàng, nhằm mục đích giúp bạn có cái nhìn tổng thể, có thể phát triển nhà hàng của mình bền vững, ổn định trong dài hạn.
- Bảo mật dữ liệu? máy chủ dữ liệu do nhà hàng quản lý hay nhà cung cấp phần mềm quản lý?
- Phần mềm linh hoạt và dễ dàng mở rộng? nhất là mở rộng thành chuỗi nhiều nhà hàng?
- Hệ thống báo cáo dễ dàng mở rộng? Trích xuất báo cáo theo nhu cầu của nhà hàng?
- Dễ dàng tích hợp với phần mềm của bên thứ 3? (Hóa đơn điện tử, hệ thống kế toán …)
- Dễ dàng kết hợp với thiết bị ngoại vi? (Máy POS, máy in, Scanner, ESL, cân điện tử. Tablet Order …)
- Thu ngân và vấn đề bàn giao ca làm việc, tiền đầu kỳ, giữa kỳ, cuối kỳ?
- Hệ thống có lưu lại thông tin mở két tiền? nhất là mở két tiền không thông qua thanh toán hóa đơn?
